Dokumentation, Kommunikation und Aktionsplan

Glückwunsch: Sie haben Ihre Kreativsitzung erfolgreich hinter sich gebracht und sich für eine Idee entschieden. Machen Sie nun nicht den Fehler, an dieser Stelle aufzuhören. Mindestens genauso wichtig wie die eigentliche Ideenfindung ist die Dokumentierung und Kommunikation der Ergebnisse.

Ergebnisse dokumentieren

Während und kurz nach einer Kreativitätssitzung sind Gedanken, Ideen und Diskussionen in den Köpfen der Teilnehmer oft noch sehr präsent. Allerdings zeigt sich oft schon nach wenigen Tagen oder gar Stunden, dass Ideen und sogar gemeinsam getroffene Entscheidungen aus dem Gedächtnis verschwinden. Um dem entgegenzuwirken bietet es sich an, ein Protokoll anzufertigen und allen Involvierten zur Verfügung zu stellen. Dabei sollten schon während der Kreativarbeit alle Ideen schriftlich festgehalten werden. Das Dokumentieren aller Ideen und Entscheidungen hat mehrere Vorteile:

  1. Die Ideen aller Teilnehmer werden dadurch gewürdigt und berücksichtigt.
  2. Ideen gehen nicht verloren und können später wiederaufgegriffen werden, zum Beispiel wenn sich eine gewählte Lösungsidee als Sackgasse entpuppt.
  3. Begründungen für Entscheidungen sind auch noch lange nach der Kreativsitzung sogar für Nicht-Teilnehmer nachvollziehbar.
Die Dokumentation muss nicht in linearer Textform erfolgen. Auch eine interessante Umsetzung mit Mind-Maps ist durchaus effektiv.

Tipps für die Protokollierung

Kaum jemand hat die Zeit und Muße, detaillierte Minutenprotokolle zu lesen. Der Protokollant sollte bei der Dokumentierung des Kreativprozesses zwei Prinzipien befolgen:

  1. Anstreben der Einhaltung der MECE-Regel (“Mutually exclusive, collectively exhaustive”)
    Dieses Prinzip lässt sich hier so interpretieren, dass redundante bzw. doppelte Informationen vermieden werden sollte (“mutually exclusive”). Anderseits sollte eine möglichst vollständige Behandlung eines Konzepts angestrebt sein (“collectively exhaustive”): Unterschlagen Sie also keine Alternativen, nur weil diese auf den ersten Blick anmuten, als seien sie irrelevant. Sorgen sie für eine möglichst klare, überschneidungsfreie Struktur in Ihrer Dokumentation.
  2. So wenig wie möglich und so viel wie nötig notieren
    Ein Protokoll sollte knapp und prägnant formuliert sein und sich auf die wesentlichen Elemente konzentrieren. In diesem Fall sind dies die Ideen, wichtige Hintergrundinformationen und getroffenen Entscheidungen (mitsamt Begründung).

Aktionsplan

Neben der Dokumentation des eigentlichen Kreativprozesses sollte insbesondere ein Aktionsplan erstellt werden. Jede Sitzung sollte mit zu erledigenden Aktionen enden, damit die getroffenen Entscheidungen auch umgesetzt werden. Ein Aktionsplan hält fest, wie die Idee umgesetzt wird bzw. welche weiteren Arbeitsschritte zu tun sind. Der Plan sollte mindestens folgende Fragen beantworten – ähnlich einer ToDo-Liste:
  • Was ist zu tun?
  • Wer tut es?
  • Bis wann?
Mit dem Aktionsplan werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten explizit gemacht. Dies fördert das Engagement und Initiative der Teilnehmer.

Kommunikation

Das Protokoll der Kreativsitzung und der Aktionsplan sollte zumindest an die Teilnehmer der Kreativsitzung kommuniziert werden (Follow-Up). Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmer konkrete Ergebnisse sehen und diese nicht verlorengehen. Außerdem wird das Gefühl gestärkt, etwas Produktives beigetragen zu haben. Dies wiederum steigert die Motivation, bei zukünftigen Kreativsitzungen aktiv mitzuarbeiten.

1 Comment

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  1. Der Weg von der Idee zur Lösung kann unter Umständen sehr mühsam und langwierig sein. Es ist ein selbstgesteuerter Lernprozess, der ebenso iterativ verläuft wie das generieren der Ideen.

    Beste Grüße
    Bernd Buck

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